Süreç İyileştirme

Süreçlerde iyileştirme yapmak, yani işleri iyileştirmek; samanlıkta iğne aramaya benzer. Kimi konularda bir saman balyasındaki her bir samanın altına bakmak durumunda kalırsınız. Bazen de iğneler adeta buradayız diye bağırır ve birisinin gelip bulmasını bekler.

Bazı durumlarda, halihazırda çözümler, sektörel veya kurum içi iyi uygulamalar veya teknolojik çözümler mevcuttur. Pek çok durumda süreçlerde görev alan çalışanlar çözüm fikirlerine sahiptir ve çözümler gelip sorulmasını bekler. Bazen de danışman desteği ile sürecin paydaşlarının çözüm için efor sarf etmesi, fikir geliştirmesi, optimum çözüm üzerine analiz yapılması gerekir.

Ancak çözümlerin ne olduğundan önce sorunu ve kök nedeni doğru teşhis etmek gereklidir. Doktora gittiğinizde size hastalığın etkilerini (semptom) ilaçlar verdiğinde siz bir süre bu etkileri hissetmezsiniz ve vücut bu sırada gerekli iyileştirmeyi kendiliğinden yapmaktadır. Kimi zaman bu “geçiştirmeler” gerçek hastalığın gizlenmesi ve hastalığın ilerleyip kök salmasına davetiye çıkarması anlamına gelecektir. İşte bu nedenle önce sebepler (doğrudan, dolaylı, kaynak, sonuç, iç, dış vb) doğru teşhis edilmelidir ve çözümler bunun üzerine geliştirmelidir.

Özetle işleri iyileştirmek için şunlara ihtiyacınız olur:

  • İyileştirme ihtiyacı / farkındalığı ve inisiyatifi
  • İyileştirmeye sebep olan konunun kaynağı , kök nedenleri
  • İyileştirme fikirleri ve çözüm yöntemleri
  • Çözümlerin analizi ve en uygun çözümün seçimi
  • Çözümlerin hayata geçirilmesi
  • Yeni uygulamanın izlenmesi ve sorgulanması

İş İyileştirme Metodları

Maestro Danışmanlık olarak, danışmanlık faaliyetleri kapsamında öncelikle ihtiyaç sahibi kurumun ihtiyaç detaylarını belirleriz. Hangi seviyede ve hangi alanlarda detay çalışma ihtiyacı göze çarpmaktadır, yapılacak işlerin devamlılığının sağlanması için iş devri yapılması için yetiştirilecek / mevcut ekip mevcut mudur, bu gibi tespitler yapılır.

Sonrasında bu kapsamda iyileştirilecek süreçler önceliklendirilerek çalışmalara başlanır. Süreç bilgileri, süreç sahipleri ve süreçlerde görev alan kaynaklardan toplanır. Sonrasında konu bazında gerekli noktalarda analizlere başlanır. Bu analizlerde iş etüdü, zaman etüdü gibi mühendislik yaklaşımları, beyin fırtınası ve kök neden analizleri gibi uygulamalar ve çalışanlardan bilgi ve geri bildirim alma metodları kullanılır. Analizler sonucunda tespitler ve iyileştirme alanları raporlanır ve çözüm analizleri (yatırım analizi) yapılır.

İş ve Zaman Etüdü, hangi işin ne kadar bir kaynak işgali ve maliyet yarattığını ortaya koymak üzere kullanılır. İşlerin bütünü için veya probleme / çözüme yönelik uygulanabilir. Gözlem, ölçüm, veri analizi gibi farklı yöntemlerden yararlanılır.

Beyin Fırtınası, fikir ve bilgi toplanması amacıyla kullanılan, önce tüm verilerin uygun ortam sağlanarak şartsız ve sorgulamasız temini, sonrasında da en iyilerinin seçilmesi, kategorilendirilmesi şeklinde sonuçlandırılan seanslardır. Bu sayede kalıplaşmış fikirler yumuşatılır, yaratıcılık desteklenir, bilgiler sentezlenir.

Kök Neden Analizi, balık kılçığı olarak da bilinen bir yöntemdir. Problem üzerinden önce ana sebepler sonra da gerektiği kadar detaya inilerek kök sebepler ortaya çıkarılır. 5 neden vb yöntemlerle de bu çalışma desteklenebilir ve kaynağa ulaşılarak çözümlerin doğru alanda üretilmesinin yolu açılır.

Diğer yöntemler, zihin haritaları, anketler, benchmarklar vb uygulamalar da zaman zaman destek olarak kullanılarak hem sorunların tespiti ve analizinde hem de çözüm geliştirilmesi safhasında yararlanılır.

Maestro Danışmanlık olarak, eğitim faaliyetlerimiz kapsamında tüm bu aşamalar için belirli projelerde veya genel bilgi olarak bu konuda çalışacak ekip ve kişilere teknik ve uygulamalı aktarım sağlanarak ekiplerin kendi içlerinde bu çalışmaları yapması / yürütmesi sağlanır.

Yönlendirici danışmanlık, ihtiyaca göre uygulama ve eğitim faaliyetlerinin birlikte kullanılması ve gereken noktalarda gözden geçirme ve yönlendirme yapılması ile sağlanır.

Yine de daha fazla bilgi ihtiyacınız olursa bize başvuru formu üzerinden veya irtibat bilgilerimizden her zaman ulaşabilirsiniz.

İş İyileştirme

Proje Adımları

– İhtiyacın belirlenmesi
– Süreçlerin ve analiz sonuçlarının incelenmesi
– Gelişim alanlarının belirlenmesi
– Kök neden analizi yapılması
– İyileştirme önerilerinin ve maliyetlerinin tespiti
– Önerilen süreçlerin ve kazanımların analizi
– Önerilerin önceliklendirilmesi
– İyileştirme projelerinin hazırlanması
– Sonuçların analizi ve raporlanması