Süreç Analizi (BPM)

Süreçlerle yönetimi gerçekleştirmek, teoride ve pratikte hiçbir zaman bütünüyle tamamlanamayacak ve %100 başarıya ulaşılamayacak metaforik bir hedeftir.

Çünkü  iç ve dış çevredeki her şey gibi, işler de iç ve dış şartlara karşı sürekli bir değişim, direnç veya uyum içerisinde hareket eder. Özellikle coğrafyamızda, işler kişilerle yapılır. Organizasyon şemasındaki pozisyonlar bile işe alınan kişilere göre şekillendirilir. Yeni müşteriler, yeni tedarikçiler, yeni bir yasa, ekonomik değişkenler bizleri her gün farklı bir duruma göre hareket etmek zorunda bırakır. Eskilerin, aynı ırmakta iki kez yıkanamazsınız dediği gibi, en basit işlemi bile üst üste iki kez mükemmel bir şekilde tekrar etmek ütopiktir.

Ancak bu, şirketlerin elini kolunu bağlamamalıdır. Çöldeki kum fırtınasını yönetemezsiniz! Fakat teorik olarak bu işe girişseniz, her seferinde bir kum tanesine müdahale ederek işe başlarsınız. Bütün büyük ve karmaşık işler istisnasız basit birer aktivite ile başlar ve benzer şekilde aktiviteler ile devam eder.

İşte bu noktada süreç analizi ve iş etüdleri devreye girer. Süreçlerle yönetim teoride ve pratikte sonsuz bir çabadır ve kurumlar ancak sürekli ve disiplinli bir yaklaşım ile en yakın sonuçları alırlar.

Peki gerçekten bütün işleri en detayına kadar yazmak, çizmek gerekir mi? Bu size ne sağlayacak?

Süreçlerde iyileştirme yapmak, yani işleri iyileştirmek; samanlıkta iğne aramaya benzer. Kimi konularda bir saman balyasındaki her bir samanın altına bakmak durumunda kalırsınız. Bazen de iğneler adeta buradayız diye bağırır ve birisinin gelip bulmasını bekler.

Süreçlere Genel Bir Bakış

Süreç

Girdi ile tetiklenen ve çıktıyı üreten, aktivite, faaliyet, işlem ve iş adımları bütünüdür. Tanımlı, tekrar eden, başlangıç ve bitişi sınırlı, sorumluluk tanımı ve izleme kriterleri atanabilen unsurlardır.

Tedarikçi

Süreci başlatan girdiyi sağlayan iç ve dış unsurlardır. Süreç ürün başvurusu ise, tedarikçi yani girdiyi sağlayan "müşteri" bile olabilir.

Müşteri

Çıktıyı alan, kullanan, çıktıdan fayda sağlayan iç ve dış unsurlardır. Eğer süreç tedarikçilerden sipariş verilmesi ise, müşteri "tedarikçi" de olabilir.

Girdi

Tedarikçi tarafından iletilen bilgi, belge, talep, soru, işlem, veri, kayıt vb unsurlardır. Sürecin başlaması ve çalışabilmesi bu girdinin tedarik edilmesine bağlıdır.

Çıktı

Sürecin işletilmesi sonucu elde edilen ve sürecin müşterisine iletilen bilgi, belge, talep, soru, işlem, veri, kayıt vb unsurlardır.

Sonuç

Çıktının iletildiği müşteri tarafından iletilen, elde edilen ve bilgi edinilen unsurlardır. Bu müşteri memnuniyeti gibi olumlu bir sonuç olabileceği gibi, sipariş tedariğinin gecikmesi gibi olumsuz sonuçlar da olabilir.

Veri / Bilgi

Sürecin en başında veya içerisinde girdi olarak alınan veya süreç içerisinde üretilen unsurlardır. Müşteri isim bilgisi, işlem verisi veya kayıt edildi bilgisi ve kayıt bunun örnekleridir.

Doküman / Belge

Girdi veya çıktı olarak süreçte ortaya çıkabilen / kullanılabilen unsurlardır. Aday başvuru formu, müşteri sözleşmesi vb doküman ve belgeler; süreçler, paydaşlar ve sistemler arası akışı sağlar.

Sistem / Yazılım / Program

Dahili sunucu / serverlarda kurulu veya günümüzde bulut tabanlı olarak kullanılan, belirli tip işlemlerin ve akışların yürütülmesinde veya genel olarak kayıt, raporlama ve yönetim amaçlı konumlanan unsurlardır.

Ana Süreç

Genellikle belirli organizasyonel ekiplerce yürütülen, üst seviyede ayrıştırılmış süreçlerdir. Finans, Satınalma, Satış, gibi. Şirketin faaliyetlerini en temel seviyede organize eder.

Alt Süreç

Süreçlerin detay seviyede kırılımıdır. Alt süreçler artık aktivite seviyesinde ifade edilen işlem ve akışların gösterildiği seviyedir.

Aktivite

İş adımları seviyesinde kırılabilen ancak başlı başına operasyonun ifade edilebildiği süreç seviyesidir. Örneğin, başvuru sürecinde, başvuru alma alt süreci içerisinde başvuru formunun doldurulması aktivitesi bulunur.

İş Adımı

Aktivitelerin detaylı olarak işleyişini açıklar. Örneğin, başvuru formunun doldurulması aktivitesinde iş adımları, formun iletilmesi, gerekli bilgilerin girilmesi, imzalanması seviyelerinde ifade edilebilir.

Süreç Sahibi / Sorumlusu

Sürecin tamamı hakkında bilgi sahibi, mevzuat, kural ve sürecin tüm unsurlarına hakim olması beklenen ekip ve spesifik kişilerdir. Süreçte aktif görev alıyor / almıyor olabilir ancak sürecin doğru işletilmesinden, geliştirilmesinden ve performansından birinci derecede sorumludur.

Kaynak

Aktivitelerin yerine getirilmesinden sorumlu pozisyonlar veya yazılımlardır. Süre, kalite, hacim gibi bilgiler girilerek kaynak ihtiyaçları belirlenebilir. Kaynak değişikliklerinin genel etkileri aktivite seviyesinde takip edilmelidir.

Süreçlerin Analiz Edilmesi ve Modellenmesi

Maestro Danışmanlık olarak, danışmanlık faaliyetleri kapsamında öncelikle ihtiyaç sahibi kurumun ihtiyaç detaylarını belirleriz. Hangi seviyede ve hangi alanlarda detay çalışma ihtiyacı göze çarpmaktadır, yapılacak işlerin devamlılığının sağlanması için iş devri yapılması için yetiştirilecek / mevcut ekip mevcut mudur, bu gibi tespitler yapılır.

Sonrasında bu kapsamda süreçler önceliklendirilerek çalışmalara başlanır. Süreç bilgileri, süreç sahipleri ve süreçlerde görev alan kaynaklardan toplanır ve gerekirse workshop / çalıştaylarla gerekli seviyelerde modellenir. Modellenmesi için kurum ihtiyaç ve kaynaklarına göre, mevcut uzman yazılımlar kullanılabilir, kuruma bu anlamda yönlendirme sağlanabilir veya temel programlar üzerinde modelleme tamamlanır.

Modellemelerin tamamlanmasının ardından gerekli noktalarda analizlere başlanır. Bu analizlerde iş etüdü, zaman etüdü gibi mühendislik yaklaşımları, beyin fırtınası ve kök neden analizleri gibi uygulamalar ve çalışanlardan bilgi ve geri bildirim alma metodları kullanılır. Analizler sonucunda tespitler ve iyileştirme alanları kuruma raporlanır ve ekiplere iş devri yapılarak çalışma tamamlanır.

İyileştirme alanları ve iyileştirme yapılması, süreç iyileştirme projesinin kapsamına girmektedir.

Eğitim faaliyetlerimiz kapsamında tüm bu aşamalar için belirli projelerde veya genel bilgi olarak bu konuda çalışacak ekip ve kişilere teknik ve uygulamalı aktarım sağlanarak ekiplerin kendi içlerinde bu çalışmaları yapması / yürütmesi sağlanır.

Yönlendirici danışmanlık, ihtiyaca göre uygulama ve eğitim faaliyetlerinin birlikte kullanılması ve gereken noktalarda gözden geçirme ve yönlendirme yapılması ile sağlanır.

Yine de daha fazla bilgi ihtiyacınız olursa bize başvuru formu üzerinden veya irtibat bilgilerimizden her zaman ulaşabilirsiniz.